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요구사항 정의서는 IT 프로젝트에서 무엇을 만들 것인지 명확하게 정리한 문서입니다. 프로젝트의 목표와 기능과 제약 사항을 구체적으로 작성하여 모든 참여자가 같은 방향을 바라보게 만듭니다. 이 문서는 기획자와 개발자와 디자이너와 고객이 함께 보는 공통 언어입니다. 서로 다른 배경을 가진 사람들이 하나의 목표를 향해 협업하려면 명확한 기준이 필요합니다. 요구사항 정의서는 그 기준을 제공합니다.
프로젝트 초기에 요구사항을 정리하지 않으면 개발 중간에 방향이 바뀌거나 불필요한 기능을 만들게 되며, 예산 초과와 일정 지연으로 이어집니다. 실제로 많은 IT 프로젝트가 요구사항 정의 부족으로 어려움을 겪고 있습니다.
요구사항 정의서는 프로젝트 범위를 명확하게 정의합니다. 어디까지 만들어야 하는지 정해지지 않으면 끝없이 기능이 추가되고 프로젝트는 완료되지 않습니다. 문서로 범위를 고정하면 추가 요청이 들어와도 합리적으로 판단할 수 있습니다.
의사소통 비용이 크게 줄어듭니다. 개발자가 기획자에게 매번 같은 질문을 반복하지 않아도 됩니다. 디자이너는 문서를 보고 어떤 화면을 만들어야 할지 파악합니다. 테스트 담당자는 문서를 기준으로 검증 시나리오를 작성합니다.
계약 분쟁을 예방하는 법적 근거가 됩니다. 고객과 개발사 간에 인식 차이가 생겼을 때 요구사항 정의서는 합의된 내용을 증명합니다. 추가 비용이 발생할 때도 문서를 근거로 협의할 수 있습니다.
▼ 요구사항 정의서 필수 구성 요소
각 요구사항에는 식별을 위한 고유 번호가 필요합니다. 이를 요구사항 ID라고 하며, 체계적인 관리를 위해 규칙을 부여합니다. 예를 들어 회원 관련 기능은 MEM으로, 결제 관련 기능은 PAY로 시작하게 설정할 수 있습니다. 이때 MEM-001은 회원가입 기능, MEM-002는 로그인 기능을 의미합니다.
요구사항명에는 구현할 기능의 이름을 간단히 작성하고, 상세 설명에는 해당 기능이 어떤 방식으로 동작해야 하는지 구체적으로 기술합니다. 또한 기능의 중요도에 따라 우선순위를 구분해야 합니다. 반드시 구현해야 하는 기능은 ‘필수’, 중요하지만 초기 출시에서는 제외 가능한 기능은 ‘중요’, 여유가 있을 때 추가할 기능은 ‘부가’로 구분할 수 있습니다.
마지막으로 각 요구사항에 대해 책임을 지고 수행할 담당자를 지정해야 합니다. 이를 통해 개발 과정에서 누락이나 책임 공백을 방지할 수 있습니다.
모호한 표현은 피해야 합니다. 사용자는 편리하게 로그인할 수 있어야 한다는 문장은 해석의 여지가 많습니다. 대신 사용자는 이메일과 비밀번호로 로그인할 수 있어야 한다고 구체적으로 작성합니다.
정량적 기준을 명시하는 것이 중요합니다. 응답 속도가 빠르게는 주관적 표현입니다. 서버 응답 시간은 2초 이내여야 한다고 측정 가능한 수치로 작성해야 합니다. 동시 접속자 수나 데이터 처리량도 숫자로 표현합니다.
일관된 용어를 사용해야 합니다. 같은 개념을 회원과 사용자와 고객으로 섞어서 쓰면 혼란이 생깁니다. 프로젝트 초기에 용어 사전을 만들어 모든 문서에서 동일한 단어를 사용하도록 합니다.
기능 요구사항은 시스템이 수행해야 할 구체적인 작업을 정의합니다. 사용자 등록과 상품 검색과 결제 처리와 같은 눈에 보이는 기능들입니다. 이는 화면 설계와 직접 연결됩니다. 비기능 요구사항은 시스템의 품질과 성능을 정의합니다. 보안과 안정성과 확장성과 유지보수성이 여기에 포함됩니다. 개인정보는 암호화하여 저장해야 한다거나 하루 트래픽 10만 건을 처리해야 한다는 내용이 비기능 요구사항입니다.
▼ 비기능 요구사항 주요 항목
많은 프로젝트에서 기능 요구사항만 작성하고 비기능 요구사항을 빠뜨립니다. 그러면 개발 완료 후 성능 문제나 보안 취약점이 발견됩니다. 처음부터 두 가지를 모두 정의해야 합니다.
요구사항 정의서는 고객의 니즈와 비즈니스 관점을 반영합니다. 무엇을 만들 것인지에 초점을 맞춥니다. 프로젝트 초기에 작성하며 고객과 개발팀이 함께 검토합니다. 기능 명세서는 요구사항 정의서를 바탕으로 어떻게 구현할 것인지 상세하게 기술합니다. 화면 설계와 데이터베이스 구조와 API 명세가 포함됩니다. 개발자가 직접 참고하여 코드를 작성하는 문서입니다.
요구사항 정의서를 먼저 작성하고 승인받은 후 기능 명세서를 작성하는 것이 일반적인 순서입니다. 요구사항이 변경되면 기능 명세서도 함께 수정해야 합니다. 두 문서는 항상 동기화되어야 합니다.
요구사항은 프로젝트 진행 중에 계속 변합니다. 고객이 새로운 아이디어를 제시하거나 기술적 제약이 발견되면 수정이 필요합니다. 변경 사항이 생길 때마다 문서를 업데이트해야 합니다. 버전 관리는 필수입니다. 언제 누가 무엇을 왜 변경했는지 기록을 남깁니다. v1.0과 v1.1과 v2.0처럼 버전을 명시하고 각 버전의 변경 내역을 정리합니다. 이전 버전도 보관하여 필요할 때 참고합니다. 정기적인 리뷰 미팅을 진행합니다. 주 단위나 스프린트 단위로 팀원들이 모여 요구사항을 검토합니다. 모호한 부분을 명확히 하고 우선순위를 재조정합니다. 모든 참여자가 최신 상태를 공유해야 합니다.
명확한 요구사항 정의는 성공적인 프로젝트의 출발점입니다. 시간을 들여 꼼꼼하게 작성하면 개발 과정에서 발생하는 혼란과 비용을 크게 줄일 수 있습니다. 모든 팀원이 같은 목표를 공유하고 효율적으로 협업할 수 있습니다. 고객은 자신이 원하는 제품을 받을 수 있고 개발팀은 명확한 방향성을 가지고 작업할 수 있습니다. 지금 진행 중인 프로젝트에 요구사항 정의서가 없다면 지금이라도 작성하는 것이 좋습니다. 작은 프로젝트라도 요구사항을 정리하는 습관을 들이면 장기적으로 큰 도움이 됩니다.
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