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다국적기업이 본사에서 익숙하게 사용해 온 얼굴 인식 출입 시스템을 유럽 지사에 그대로 옮기려 하면 뜻밖의 장벽에 부딪히는 경우가 많습니다. 유럽연합의 개인정보 보호 규정은 개인을 고유하게 식별할 목적으로 처리되는 생체정보를 원칙적으로 처리 금지 대상으로 분류하고 있어 명시적인 동의를 받는 등 정해진 예외 사유에 해당하지 않으면 직원의 얼굴이나 지문으로 출입을 관리하는 시스템 자체를 도입할 수 없습니다.
다른 지역에서는 별다른 절차 없이 도입할 수 있었던 시스템이 유럽에서는 원칙적 금지라는 훨씬 무거운 전제 위에서 논의를 시작해야 한다는 사실을 미리 알지 못한 채 본사의 표준을 그대로 이식하려다 제동이 걸리는 사례가 반복되고 있습니다.
이러한 격차 때문에 여러 나라에 지사를 둔 기업이 생체인증 출입관리를 설계할 때는 하나의 표준 시스템을 그대로 복제하기보다 각 지사가 위치한 법역의 규제 강도에 맞추어 별도의 접근을 마련해야 하는 현실적인 과제를 안고 있습니다.
같은 회사의 출입관리 시스템이라도 지사가 위치한 지역에 따라 이렇게 서로 다른 규제 강도를 마주하게 되므로 인사와 법무 담당자가 지역별 규제 지도를 먼저 그려두지 않으면 설계 단계에서부터 방향을 잘못 잡을 위험이 있습니다. 특히 하나의 프로젝트 팀이 여러 지사의 도입을 동시에 진행하는 경우라면 지역별 규제 차이를 정리한 표 하나만으로도 초기 혼선을 상당 부분 줄일 수 있습니다.
흥미롭게도 직원증에 붙이는 평범한 얼굴 사진 한 장은 그 자체로는 생체정보로 분류되지 않으며 그 사진이 개인을 고유하게 식별하거나 인증하기 위한 특정 기술적 수단을 통해 처리될 때 비로소 엄격한 보호를 받는 생체정보의 범주에 들어가게 됩니다. 이 구분은 다국적기업의 출입관리 담당자에게 실무적으로 중요한 의미를 지니는데 사진이 부착된 사원증으로 육안 대조만 하는 방식과 카메라가 그 얼굴을 자동으로 인식해 문을 여는 방식은 법적으로 전혀 다른 무게를 지닌 절차이기 때문입니다. 겉보기에는 비슷한 출입 장면이라도 그 안에서 작동하는 기술의 성격에 따라 적용받는 규제가 완전히 달라질 수 있다는 점을 담당자들이 놓치기 쉽습니다.
직원의 생체정보를 수집하려는 지사는 그 동의가 다른 고용 조건과 뒤섞이지 않고 독립적으로 이루어졌다는 점을 분명히 해야 하며 동의를 거부한 직원에게도 대체 수단으로 출입할 수 있는 경로를 마련해 두어야 진정한 의미의 자유로운 동의로 인정받을 수 있습니다. 고용 관계라는 특성상 직원이 회사의 요구를 거절하기 어려운 위치에 있다는 점이 함께 고려되어야 하며 이 때문에 생체인증을 거부해도 불이익 없이 카드나 비밀번호 같은 대체 수단을 이용할 수 있는 선택지가 실질적으로 보장되어야 합니다. 대체 수단이 형식적으로만 존재하고 실제로는 사용하기 번거롭게 설계되어 있다면 이 역시 진정한 선택권을 보장했다고 보기 어려울 수 있습니다.
개별 지사에서 수집한 생체정보를 본사가 위치한 다른 국가로 통합해 관리하려 할 경우 정보가 국경을 넘어 이전되는 것 자체에 대한 별도의 규제가 추가로 적용되며 이전받는 국가의 보호 수준이 충분하다고 인정되지 않으면 별도의 안전장치를 갖추어야만 이전이 허용됩니다. 하나의 시스템으로 전 세계 지사의 출입 기록을 한곳에서 관리하려는 기업의 계획은 이러한 국경 간 이전 규제 앞에서 처음 구상했던 것보다 훨씬 복잡한 절차를 거쳐야 할 수 있으며 지역별로 데이터를 분리해 저장하는 방식이 오히려 더 현실적인 대안으로 검토되는 경우도 늘고 있습니다.
새로운 지사에 출입관리 시스템을 도입하기에 앞서 현지 담당자가 확인해야 할 사항은 다음과 같습니다.
이 목록을 도입 이전 단계에서 빠짐없이 점검해야 이미 구축한 시스템을 나중에 뜯어고쳐야 하는 값비싼 시행착오를 피할 수 있습니다.
같은 직원의 같은 얼굴이라도 그 얼굴을 인식하는 카메라가 어느 나라의 문 앞에 달려 있느냐에 따라 전혀 다른 법의 잣대를 받습니다. 본사에서는 당연했던 절차가 지사에서는 원칙적으로 금지된 일이 될 수 있다는 사실, 그것이 다국적기업의 출입관리 담당자가 가장 먼저 마음에 새겨야 할 출발점입니다.
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