신청서 필드추출 AI OCR 솔루션: 4가지 손표시를 AI가 구분해 읽는다

신청자가 직접 작성한다는 특성

‍

신청서는 발급기관이 정해진 내용을 인쇄해 내보내는 증명서와 달리 신청자가 빈칸을 직접 채워 넣는 문서입니다. 같은 항목이라도 작성자에 따라 글씨체와 표기 방식이 제각각이며, 어떤 사람은 정자로 또박또박 적고 어떤 사람은 흘려 쓰거나 줄여서 적는 경우도 있습니다. 신청자마다 작성 방식이 크게 달라진다는 점을 고려하면 정해진 서식 위치만 기준으로 삼기보다 그 위치에 실제로 어떤 형태로 값이 채워졌는지를 함께 살피는 필드추출 방식이 신청서 처리에 적합합니다.

‍

체크와 동그라미와 밑줄을 함께 읽어내는 절차

신청서의 선택 항목은 체크박스에 표시하도록 되어 있어도 실제로는 동그라미를 그리거나 밑줄을 긋거나 해당 글자에 색을 칠하는 방식으로 응답하는 경우가 섞여 들어옵니다. 하나의 정해진 표시 방식만을 인식하도록 설계하지 않고 체크, 동그라미, 밑줄, 색칠처럼 같은 의미를 나타내는 여러 표시 형태를 함께 인식하도록 학습한다면 작성자가 어떤 방식으로 표시하더라도 선택한 항목을 놓치지 않고 확인할 수 있습니다. 두 가지 이상의 표시가 겹쳐 있거나 표시가 흐릿한 경우에는 별도로 표시해 담당자가 확인하도록 넘기는 절차가 함께 필요합니다.

‍

선택 표시 인식에서 검토할 항목

• 체크, 동그라미, 밑줄 등 다양한 표시 형태의 통합 인식
• 중복 표시나 흐릿한 표시의 별도 확인 처리

‍

필수 항목의 공백 여부를 짚어내는 방식

‍

신청서에는 반드시 채워야 하는 필수 항목과 해당하는 경우에만 채우면 되는 선택 항목이 함께 있으며, 필수 항목이 비어 있는 채로 접수되면 이후 처리 단계에서 문제가 될 수 있습니다. 필드추출 과정에서 각 항목이 필수인지 선택인지를 함께 구분해 두고 필수 항목에 값이 인식되지 않았다면 그 사실을 곧바로 표시하는 절차를 마련한다면 신청서가 다음 단계로 넘어가기 전에 누락된 항목을 먼저 짚어낼 수 있습니다.

‍

추출한 값을 형식 기준과 대조하는 절차

날짜나 연락처, 금액처럼 정해진 형식을 따라야 하는 항목은 신청자가 실수로 형식에 맞지 않게 기재하는 경우가 있으며, 이런 값을 그대로 다음 단계로 넘기면 이후 처리 과정에서 오류로 이어질 수 있습니다. 추출된 값이 항목별로 정해진 형식 기준을 따르고 있는지를 대조하는 절차를 거쳐, 형식에 맞지 않는 값은 별도로 표시해 확인하도록 한다면 형식 오류가 뒤따르는 처리 단계까지 그대로 넘어가는 상황을 줄일 수 있습니다.

‍

형식 대조에서 검토할 항목

• 날짜, 연락처, 금액 등 항목별 형식 기준의 적용
• 형식에 맞지 않는 값의 별도 표시와 재확인

‍

‍

같은 정보가 여러 곳에 나뉘어 기재되는 경우

‍

일부 신청서는 연락처나 주소 같은 정보를 하나의 칸이 아니라 주 연락처와 예비 연락처처럼 여러 칸으로 나누어 받는 형태로 구성되어 있습니다. 같은 성격의 정보가 여러 필드로 나뉘어 있는 구조를 미리 파악해 두고 각 필드를 개별적으로 추출하면서도 서로 연관된 필드라는 관계를 함께 유지한다면 정보가 나뉘어 기재되는 신청서에서도 각 필드의 의미를 놓치지 않고 정리할 수 있습니다.

‍

시스템 항목과 곧바로 이어지는 필드 매핑

‍

신청서에서 추출한 값이 사람이 눈으로 확인하는 데서 그치지 않고 내부 시스템의 데이터 항목에 자동으로 입력되어야 하는 경우, 신청서의 필드 명칭과 시스템의 항목 명칭이 서로 다르게 붙어 있으면 매핑 과정에서 혼동이 생길 수 있습니다. 신청서의 각 필드를 시스템 항목과 미리 연결해 두고 추출된 값이 곧바로 해당 시스템 항목에 채워지도록 설계한다면 담당자가 값을 옮겨 적는 절차 없이도 신청 내용이 시스템에 반영될 수 있습니다.

‍

신청서 버전이 바뀌었을 때의 대응

신청서 양식은 접수 기관의 필요에 따라 개정되는 경우가 있으며, 개정된 양식은 필드의 위치나 구성이 이전과 달라질 수 있습니다. 양식이 개정되면 새 버전의 필드 위치와 구성을 다시 등록하고, 접수된 신청서가 어느 버전에 해당하는지를 먼저 판별한 이후 그에 맞는 필드추출 기준을 적용한다면 개정 전후의 양식이 함께 접수되는 상황에서도 혼선 없이 처리할 수 있습니다.

‍

추출 결과의 검증과 담당자 확인

필드추출 결과가 아무리 정확도가 높더라도 일부 항목은 신뢰도가 낮게 나올 수 있으며, 이런 항목을 그대로 다음 단계로 넘기면 오류가 누적될 수 있습니다. 신뢰도가 낮게 나온 필드나 형식 기준에 어긋난 필드를 화면에 함께 표시해 담당자가 해당 부분만 빠르게 재확인할 수 있도록 구성한다면 전체 신청서를 다시 검토하지 않고도 필요한 부분만 효율적으로 확인할 수 있습니다.

‍

운영 데이터를 통한 추출 정확도 개선

신청서 필드추출 시스템을 운영하는 과정에서는 어떤 필드에서 오류가 자주 발생하는지, 어떤 표시 방식이 새로 나타나는지에 대한 자료가 쌓이게 됩니다. 이 자료를 정기적으로 살펴본다면 특정 필드에서 반복되는 오류 유형이나 예상하지 못했던 표시 방식을 짚어낼 수 있고, 이는 필드추출 기준을 다듬는 참고 자료로 이어질 수 있습니다.

‍