업무 자동화, 효율적인 우선 순위 선정 필요하다면

‍

업무 자동화는 사람이 수행하던 작업을 소프트웨어나 시스템이 대신 처리하도록 만드는 것을 의미합니다. 간단한 매크로 프로그램부터 복잡한 워크플로우 관리 시스템까지 다양한 형태가 있습니다. 이메일 자동 발송과 데이터 백업 그리고 보고서 생성 같은 작업이 자동화 대상이 될 수 있습니다. 최근에는 인공지능 기술과 결합하여 더 복잡한 의사결정 업무까지 자동화하는 시도가 이루어지고 있습니다. 기업은 자동화 수준을 결정할 때 업무 복잡도와 투자 가능 예산 그리고 기대 효과를 함께 고려해야 합니다.

‍

자동화 우선순위 선정

‍

모든 업무를 한번에 자동화하는 것은 현실적으로 어렵습니다. 자동화할 업무를 선정할 때는 몇 가지 기준을 적용할 수 있습니다. 첫째는 반복 빈도입니다. 매일 또는 매주 반복되는 작업일수록 자동화 효과가 큽니다. 둘째는 작업의 규칙성입니다. 정해진 절차에 따라 수행되는 업무가 자동화하기 쉽습니다. 셋째는 처리 시간입니다. 한 건을 처리하는 데 오래 걸리는 작업보다 짧지만 자주 발생하는 작업이 자동화 우선순위가 높을 수 있습니다. 넷째는 오류 발생 가능성입니다. 사람이 실수하기 쉬운 작업을 자동화하면 정확도가 높아집니다.

‍

부서별 자동화 적용

‍

인사팀은 출퇴근 관리와 휴가 승인 그리고 급여 계산 같은 업무를 자동화할 수 있습니다. 직원 정보 시스템과 연동하여 근태 데이터를 자동으로 집계하고 급여 명세서를 생성할 수 있습니다. 영업팀은 고객 관리 시스템에서 잠재 고객을 자동으로 분류하고 팔로우업 이메일을 발송할 수 있습니다. 마케팅팀은 캠페인 성과 데이터를 자동으로 수집하고 대시보드를 업데이트할 수 있습니다. 재무팀은 거래 내역을 자동으로 분류하고 예산 대비 실적을 추적할 수 있습니다. 각 부서의 특성에 맞는 자동화 방안을 찾아야 합니다.

‍

워크플로우 자동화 도구

‍

업무 흐름을 자동화하는 도구들이 다양하게 제공되고 있습니다. Zapier나 Make 같은 서비스는 코딩 없이 여러 애플리케이션을 연결하여 자동화 워크플로우를 만들 수 있습니다. 예를 들어 Gmail로 특정 제목의 이메일이 오면 자동으로 구글 시트에 내용을 기록하고 슬랙으로 알림을 보내는 작업이 가능합니다. Microsoft Power Automate는 오피스 제품군과 긴밀하게 통합되어 있어 엑셀과 아웃룩 그리고 팀즈를 활용하는 기업에 적합합니다. 온프레미스 환경에서는 Apache Airflow 같은 오픈소스 도구를 사용하여 복잡한 데이터 파이프라인을 구축할 수 있습니다.

‍

승인 프로세스 간소화

‍

기업에서는 각종 승인 업무가 업무 속도를 늦추는 요인이 됩니다. 휴가 신청과 지출 결재 그리고 구매 요청 같은 승인 프로세스를 자동화하면 처리 시간을 크게 줄일 수 있습니다. 전자결재 시스템은 신청서가 제출되면 자동으로 결재선에 따라 순차적으로 전달하고 승인이 완료되면 관련자에게 알림을 보냅니다. 특정 금액 이하의 지출은 자동 승인하도록 설정하거나 조건부 승인 규칙을 만들 수 있습니다. 모바일 앱과 연동하면 외근 중에도 신속하게 결재할 수 있어 업무 대기 시간이 줄어듭니다.

‍

커뮤니케이션 자동화

‍

팀 간 협업과 정보 공유를 자동화하면 불필요한 회의와 이메일을 줄일 수 있습니다. 프로젝트 관리 도구와 메신저를 연동하여 작업 상태가 변경되면 자동으로 팀원들에게 알릴 수 있습니다. 정기 보고서를 자동으로 생성하여 관계자에게 발송할 수 있습니다. 고객 문의가 접수되면 담당자에게 자동으로 배정하고 처리 기한을 알려주는 시스템도 구축할 수 있습니다. 다만 모든 소통을 자동화하는 것은 바람직하지 않습니다. 중요한 의사결정이나 창의적인 논의는 여전히 사람 간 대화가 필요합니다.

‍

도입 시 고려사항

‍

▷ 시스템 호환성

자동화 도구가 현재 사용 중인 소프트웨어와 호환되는지 확인해야 합니다. API 연동이 가능한지 데이터 형식이 맞는지 점검해야 합니다.

‍

▷ 보안과 권한 관리

자동화 시스템은 여러 시스템에 접근 권한이 필요할 수 있습니다. 최소 권한 원칙을 적용하고 민감한 데이터 접근은 제한해야 합니다.

‍

▷ 오류 처리 메커니즘

자동화 과정에서 예상치 못한 상황이 발생할 수 있습니다. 오류가 발생하면 담당자에게 알리고 수동으로 처리할 수 있는 대체 경로를 마련해야 합니다.

직원 참여와 피드백

‍

업무 자동화는 기술만 있다고 해서 성공할 수 없기 때문에, 실제 업무를 수행하는 직원들의 참여가 중요합니다. 자동화 계획 단계부터 현장 직원의 의견을 듣고 불편한 점과 개선이 필요한 부분을 파악해야 합니다. 직원들이 자동화 시스템을 거부하거나 회피하면 투자 효과가 나타나지 않습니다. 자동화가 업무 부담을 줄이고 더 의미 있는 일에 집중할 수 있게 한다는 점을 설명하고 공감대를 형성해야 합니다. 파일럿 운영 기간을 두고 피드백을 수집하여 시스템을 개선하는 과정이 필요합니다.

‍

제조와 물류 분야의 적용

‍

▷ 제조 분야

현대자동차는 생산 라인의 작업 지시와 자재 투입을 자동화하여 생산 효율을 높였습니다. 공정별 데이터를 실시간으로 수집하고 이상 징후를 감지하여 관리자에게 알릴 수 있습니다.

‍

▷ 물류 분야

CJ대한통운은 배송 경로 최적화와 차량 배차를 자동화하여 배송 시간을 단축했습니다. 주문 데이터와 교통 정보를 분석하여 효율적인 배송 계획을 수립하는 것이 가능합니다.

‍

▷ 유통 분야

이마트는 재고 관리와 발주를 자동화하여 재고 부족이나 과잉 재고를 방지하고 있습니다. 판매 데이터를 분석하여 적정 재고 수준을 유지합니다.

‍

성과 측정과 개선

‍

자동화 도입 후에는 실제 효과를 측정해야 합니다. 업무 처리 시간이 얼마나 단축되었는지 오류율은 줄어들었는지 확인할 수 있습니다. 직원 만족도 조사를 통해 업무 부담이 실제로 감소했는지 파악해야 합니다. 정량적 지표와 정성적 피드백을 모두 고려하여 개선 방향을 찾아야 합니다. 자동화 시스템이 예상대로 작동하지 않거나 새로운 문제가 발생할 수 있습니다. 지속적인 모니터링과 조정 작업이 필요하며 업무 프로세스가 변경되면 자동화 규칙도 함께 업데이트해야 합니다.

‍

비용 계획 수립

‍

업무 자동화 비용은 도구 선택에 따라 크게 달라집니다. 클라우드 기반 자동화 서비스는 월 구독료로 부담이 적지만 사용량이 많아지면 비용이 증가합니다. 온프레미스 솔루션은 초기 투자가 크지만 장기적으로는 예측 가능한 비용 구조를 가집니다. 자동화 도구 비용 외에도 설정과 유지보수를 위한 인력 비용이 필요합니다. 복잡한 자동화는 전문가의 도움이 필요할 수 있으며 직원 교육 비용도 고려해야 합니다. 투자 회수 기간을 계산할 때는 직접적인 비용 절감뿐 아니라 업무 품질 향상과 직원 만족도 증가 같은 간접 효과도 포함해야 합니다.

‍

전문가 지원 활용

‍

▷ 자동화 전략 수립

어떤 업무부터 자동화할지 결정하는 것이 첫 단계입니다. 컨설팅을 통해 업무 프로세스를 분석하고 자동화 우선순위를 정할 수 있습니다.

‍

▷ 맞춤형 솔루션 개발

범용 도구로 해결되지 않는 복잡한 업무는 맞춤형 자동화 솔루션이 필요할 수 있습니다. 알체라는 기업의 업무 특성에 맞는 자동화 시스템 개발을 지원하고 있습니다.

‍

▷ 운영 지원 체계

자동화 시스템 도입 후에도 지속적인 관리가 필요합니다. 기술 지원과 교육 프로그램을 통해 직원들이 시스템을 효과적으로 활용할 수 있도록 도와야 합니다.

‍

‍