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공유오피스는 건물 현관을 지나 회원사가 위치한 층으로 올라간 뒤 다시 개인 사무실이나 지정된 좌석 앞의 문을 통과하는 구조로 운영되는 경우가 많습니다. 다만 이런 다단계 구조는 건물 규모나 운영 방식에 따라 달라, 현관과 층 출입이 하나로 합쳐져 있거나 개인 공간 출입만 별도로 관리되는 곳도 있습니다.
각 단계마다 별도의 카드나 비밀번호를 사용하도록 구성되어 있으면 이용자는 여러 개의 출입 수단을 동시에 관리해야 하고 그 가운데 하나라도 분실하면 특정 구간에서 출입이 막히는 불편이 생깁니다. 운영되는 출입 단계 전체에 안면인식 인증을 동일하게 적용하면 이용자는 하나의 신원으로 전 구간을 통과할 수 있고 관리자 입장에서도 각 단계의 출입 기록을 하나의 흐름으로 파악할 수 있습니다.
공유오피스는 공용 좌석만 이용하는 회원부터 고정석을 배정받은 회원, 개인 사무실을 임차한 회원까지 여러 등급의 이용자가 함께 있습니다. 등급에 따라 접근할 수 있는 구역도 달라져야 합니다. 회원 등급 정보와 안면인식 결과를 함께 연동해 두면 공용 좌석 회원이 다른 회원의 개인 사무실 앞에서 인증을 시도해도 문이 열리지 않도록 구역별 접근 권한을 자동으로 판별할 수 있습니다. 회원 등급이 변경되거나 계약이 종료되는 시점에 접근 권한도 함께 갱신되도록 관리 체계와 연동해 두면 종료된 계약의 이용자가 계속 출입하는 상황을 줄일 수 있습니다.
공유오피스는 상주 직원이 근무하는 시간이 정해져 있어도 이용자는 이른 아침이나 늦은 저녁처럼 안내데스크에 사람이 없는 시간에 출입해야 하는 경우가 많습니다. 이 시간대에는 사람이 육안으로 신원을 확인해 줄 수 없어 안면인식이 사실상 유일한 확인 수단이 되며, 이 시간대의 출입 기록을 특히 꼼꼼하게 남겨 두면 무인 시간대에 발생할 수 있는 이상 상황을 사후에 확인하는 데 참고 자료로 활용할 수 있습니다. 사람이 상주하는 시간과 그렇지 않은 시간 모두에서 동일한 수준의 확인이 이루어져야 공유오피스라는 공간의 보안이 일관되게 유지됩니다.
공유오피스 회원은 외부 손님을 초청해 회의를 진행하는 경우가 잦습니다. 방문객은 회원과 달리 상시 출입 권한을 갖지 않으므로 별도의 절차가 필요합니다. 회원이 사전에 방문객의 정보와 방문 목적, 방문 예정 시간을 등록해 두면 방문객은 도착 시점에 촬영된 얼굴을 등록 정보와 대조하는 절차만으로 정해진 시간 동안 정해진 구역까지 출입할 수 있는 임시 권한을 부여받을 수 있습니다. 임시 권한은 등록된 시간이 지나면 자동으로 소멸되도록 구성해 방문 목적이 끝난 뒤에도 출입 권한이 계속 남아 있는 상황을 방지할 수 있습니다.
공유오피스의 회의실은 온라인으로 미리 예약한 뒤 이용하는 방식으로 운영되는 경우가 많습니다. 예약자와 실제로 회의실 문 앞에 도착한 사람이 같은지를 확인하지 않으면 예약하지 않은 이용자가 빈 회의실처럼 보이는 공간을 무단으로 차지하는 상황이 생길 수 있습니다. 예약 시스템과 안면인식 출입 장치를 연동해 예약자 본인이 확인되었을 때만 회의실 문이 열리도록 구성하면 예약과 실제 이용 사이의 불일치를 줄이고 예약하지 않은 이용자의 무단 점유도 함께 관리할 수 있습니다. 예약자가 동반한 참석자는 별도의 방문객 등록 절차를 통해 함께 안내되는 방식으로 연결됩니다.
여러 단계의 출입을 하나의 얼굴 정보로 통합하면 그 정보가 유출되었을 때의 영향 범위도 함께 커진다는 점을 함께 고려해야 합니다. 원본 얼굴 이미지 대신 암호화된 특징값만을 저장하고 회원 계약이 종료되면 해당 정보를 지체 없이 파기하는 절차를 마련해야 개인정보 보호와 관련된 부담을 줄일 수 있으며, 여러 지점을 운영하는 사업자라면 지점 간에 회원 정보를 어떻게 공유하거나 분리할지에 대한 기준도 함께 정리해야 합니다. 통합의 편의성과 정보 집중에 따른 책임은 함께 따라오는 두 가지 측면으로 다뤄져야 합니다.
모든 공유오피스가 현관, 층, 개인 공간을 모두 갖춘 다단계 구조로 운영되는 것은 아닙니다. 소규모 지점은 현관과 층 출입이 한 지점으로 합쳐져 있는 경우가 많고, 대형 지점은 여기에 회의실이나 라운지 같은 별도 구역의 출입까지 더해지기도 합니다. 운영 중인 출입 지점의 수와 구조를 먼저 파악한 뒤 그 범위에 맞춰 안면인식 통합 범위를 설계하는 편이 불필요한 장비 투자를 줄이고 실제 이용 환경에 맞는 절차를 갖추는 방법이 됩니다. 지점을 확장하거나 새로운 구역을 추가할 때도 이 기준을 참고해 통합 범위를 그때그때 조정할 수 있습니다.
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