.svg)
AI 솔루션 문의하기
공공기관의 업무는 민원 처리부터 문서 작성, 자료 검토, 내부 보고, 각종 행정처리까지 범위가 넓고 업무마다 요구되는 판단 수준도 다릅니다. AI 전환 컨설팅에서는 단순히 반복 작업이 많다는 이유만으로 자동화를 결정하기보다 업무 과정에서 사람이 실제로 어떤 판단을 하고 있는지를 먼저 구분하는 작업이 필요합니다. 정해진 형식의 자료를 옮기거나 여러 문서에서 동일한 항목을 찾는 작업은 자동화 후보가 될 수 있지만, 법령이나 기관 규정에 따라 개별적인 판단이 필요한 업무는 다른 방식으로 접근해야 합니다. 업무를 세부 단계로 나눠 AI가 처리할 부분과 담당자가 확인할 부분을 구분하는 것이 초기 설계의 중요한 과정입니다.
공공기관에서는 공문, 보고서, 신청서, 회의자료 등 다양한 형태의 문서가 업무 과정에서 생성됩니다. 그러나 같은 내용이라도 부서별로 사용하는 양식이나 저장 방식이 다를 수 있어 자동화에 앞서 문서의 구조와 처리 절차를 정리하는 과정이 필요합니다. 스캔된 문서와 전자문서가 섞여 있다면 필요한 정보를 추출하는 방식도 달라질 수 있습니다. 또한 문서에서 얻은 정보가 이후 어떤 시스템으로 전달되는지까지 확인해야 단순한 텍스트 추출에서 끝나지 않습니다. 실제 업무 흐름을 따라가며 입력, 검토, 승인, 저장 단계가 어떻게 연결되는지를 파악해야 AI를 적용할 수 있는 지점을 구체적으로 찾을 수 있습니다.
업무자동화 AI가 별도의 화면에서만 작동하면 담당자가 기존 시스템과 AI를 오가며 같은 정보를 여러 번 입력해야 할 수 있습니다. 따라서 컨설팅 단계에서는 AI가 기존 행정정보시스템과 어떤 방식으로 데이터를 주고받을지를 함께 검토해야 합니다. 내부 업무관리 시스템이나 전자결재, 문서관리 시스템 등과의 연계 가능성을 확인하고 자동으로 처리할 수 있는 단계와 사람이 직접 확인해야 하는 단계를 나눌 수 있습니다. 시스템을 전면적으로 변경하기 어려운 기관이라면 기존 환경을 유지하면서 특정 업무부터 연계하는 방식도 검토할 수 있습니다. 기관마다 사용하는 시스템과 업무 절차가 다른 만큼 실제 환경을 기준으로 연결 구조를 설계해야 합니다.
공공기관의 민원 업무에 AI를 적용할 경우 질문에 답변하는 기능만 생각하기 쉽지만 실제 업무는 민원 접수부터 분류, 관련 자료 확인, 담당 부서 전달, 답변 작성, 처리 결과 관리 등 여러 단계로 구성됩니다. 이 가운데 AI가 담당할 수 있는 부분과 공무원이 직접 판단해야 하는 부분을 구분하면 자동화 범위를 보다 구체적으로 설계할 수 있습니다. 예를 들어 반복적으로 들어오는 문의의 유형을 분류하거나 관련 내부 자료를 찾아 담당자에게 제공하는 방식은 업무 지원에 활용할 수 있습니다. 반면 개별 민원에 대한 최종적인 행정 판단이나 권리·의무에 영향을 줄 수 있는 결정은 별도의 검토 절차를 두는 방식이 필요할 수 있습니다.
AI를 이용해 보고서 초안이나 회의자료, 안내문 등을 생성하더라도 최종적으로 외부에 전달되는 문서의 정확성과 적절성을 확인하는 절차가 필요합니다. 특히 공공기관 문서는 단순한 문장 작성과 달리 법령, 기관 규정, 공식 통계 등 정확한 근거를 요구하는 경우가 있습니다. 따라서 자동 생성된 내용을 그대로 사용하는 방식보다 관련 자료를 확인하고 담당자가 수정·승인할 수 있는 구조를 설계하는 것이 중요합니다. 어떤 직원이 어느 단계에서 AI 결과를 검토했는지 기록을 남기는 방식도 고려할 수 있습니다. 자동화 수준을 높이더라도 기존의 결재와 책임 구조가 사라지는 것은 아니기 때문입니다.
공공기관의 업무자동화에는 민원인의 개인정보나 기관 내부 자료가 포함될 가능성이 있습니다. 이에 따라 AI 시스템을 도입할 때는 어떤 데이터를 AI에 입력할 수 있고 어떤 정보는 별도로 보호해야 하는지를 구체적으로 정해야 합니다. 외부 AI 서비스를 이용하는 경우 데이터가 처리되는 환경과 저장 여부, 접근 권한 등을 확인해야 하며 기관 내부에서 운영하는 시스템이라면 사용자별 권한과 로그 관리 방식을 검토할 필요가 있습니다. 자동화 과정에서 생성된 결과물 역시 행정자료로 관리해야 하는지 업무 특성에 따라 기준을 마련할 수 있습니다. 보안 부서와 개인정보 관련 담당자가 초기 설계 단계부터 참여하는 것도 이러한 문제를 줄이는 방법입니다.
공공기관의 AI 전환은 새로운 프로그램을 설치하는 것만으로 끝나지 않습니다. 기존 담당자가 처리하던 업무 순서가 달라질 수 있기 때문에 자동화 이후 실제 직원들이 어떤 방식으로 AI 결과를 확인하고 수정할지까지 업무 절차에 반영해야 합니다. 초기에는 반복적인 문서 분류나 자료 검색처럼 업무 범위가 명확한 영역에서 적용한 뒤 실제 처리시간과 오류 사례를 확인하는 방법을 고려할 수 있습니다. 이후 효과가 확인된 업무를 중심으로 자동화 범위를 넓히면서 담당자 교육과 내부 지침을 함께 수정할 수 있습니다. 업무별 담당 부서와 시스템 관리자, 보안 담당자의 역할을 정리해두면 새로운 AI 기능이 추가될 때도 동일한 기준으로 검토하기가 수월합니다.
.svg)
.svg)
